オフィスの新築・移転・リニューアルにあたり、書類や備品を整理したいと考える企業は少なくありません。
しかし実際には、「社員に声をかけてもなかなか整理が進まない」「時間が足りず、結局すべて新オフィスに持ち込んでしまった」といった声をよく耳にします。さらに、一時的に物が減っても、1年も経てば元通りになってしまうケースも多いのが現実です。

今回は、オフィスの新築・移転・リニューアル時に検討すべき書類・モノの整理整頓のポイントをご紹介します。

オフィスの書類・モノの整理整頓をするメリット

➀業務効率の向上

不要な書類が減ることで、必要な情報へのアクセスがスムーズになり、業務の効率が向上します。また、オフィスの動線も最適化され、社員同士のコミュニケーションや作業の流れがスムーズになります。

②コスト削減（不要な什器・書類の処分）

整理整頓を行うことで不要な書類を処分でき、無駄なスペースを省くことができます。その結果、新しいオフィスのレイアウトを検討する際に、空いたスペースを有効活用することができます。整理整頓を行うことでオフィスが整理された結果、スペースに余裕ができ、移転する必要がなくなったケースもあります。

③快適な職場環境の実現

整理整頓されたオフィスは視覚的にもすっきりし、社員の集中力やモチベーションの向上につながります。

オフィスの新築・移転・リニューアル時に検討すべき整理整頓のポイント

➀オフィスプロジェクトをきっかけとして活用する

オフィスの新築・移転・リニューアルは、普段後回しにされがちな整理整頓に取り組む絶好のチャンスです。期日が決まることで後回しにされがちなオフィスの整理整頓を推進することができます。この機会を活かして、ただ「物を減らす」のではなく、業務効率化につながる整理整頓にすることが重要です。不要なものを手放し、必要なものを適切に管理・配置することで、見た目の美しさだけでなく、業務の効率や情報の流れも改善しましょう。

②目的を明確にする

目的が明確であれば、共通認識のもとスムーズに取り組みを進めることができます。スペース削減、検索性の向上、働きやすさの改善といった整理整頓によるメリットを事前に共有するのも効果的です。目的が明確であれば、多少の反対意見が出ても「会社全体の方針だから」という共通認識のもと、スムーズに取り組みを進めることができます。

③責任者を決める

整理整頓を現場任せにすると、「誰が判断するのか分からない」「決められずに捨てられない」といった状況になりがちです。そのため、各部署やフロアごとに整理整頓の責任者を設定しておくことが不可欠です。責任者は、残すか廃棄するかの最終判断に加え、進捗管理や社員への周知・声かけなども担います。判断の責任者が明確になることで、作業が停滞せず、効率よく進められます。

④目標を設定する

具体的な「目標」がないと、どこまで整理すればよいのか分かりません。オフィスの広さや収納スペースには限りがあるため、あらかじめ「何をどれだけ減らすのか」という目標を設定しておくことで現場の判断がしやすくなります。代表的な目標設定の方法は以下の２つです。

1.ファイルメーター（fm）での目標設定
ファイルメーター（fm）は、書類の厚みを数値で表す単位で、1fm＝1m分の書類を意味します。一般的に、一人当たり2fmが目安と言われています。「書類は1人2fmまで」といったように、数値でゴールを明示することで整理整頓が進めやすくなります。

2.収納スペースでの目標設定
新オフィスで確保できる収納スペースから逆算して、「この棚に収まる分まで削減してください」といった指示をする方法です。

⑤オフィスの整理整頓のやり方を理解する

整理整頓が進まない原因のひとつに、「何からどう手をつけてよいか分からない」という現場の戸惑いがあります。特に書類整理では、「廃棄」「電子化」「外部保管」「オフィス保管」の４つの分類を理解しておくことが基本です。これらを使い分けることで、無理なく書類の削減が可能になります。過去の実績では、今まで整理をしてこなかった部署は約8割の書類を削減できると言われています。まずは廃棄から始めるだけでも大きな効果があります。

⑥オフィスの整理整頓の基準を設ける

「何を残して、何を捨てるのか」の判断に迷うと、整理整頓はストップしてしまいます。そこで大切なのが、会社全体で共通の判断基準を決めておくことです。判断基準には、主に次の2つのアプローチがあります。取り組みやすい方法を決め、基準を後述する内容に沿って決めていきましょう。

1. 廃棄する基準を決める
たとえば「2年以上使っていない書類は原則廃棄する」など、“捨てる対象”を先に明確にする方法です。過去の使用状況などから客観的に判断できるため、実行しやすいのが特徴です。

2. 残すものを決めて、それ以外は捨てる
「現在進行中の案件」「法的に保管義務のある書類」など、“本当に必要なもの”を先にリストアップして、それ以外は処分する方法です。

⑦オフィスの整理整頓を行う期日を決定する

「時間があるときにやろう」と考えていては、整理整頓はなかなか進みません。そのため、新築・移転・リニューアルのスケジュールにあわせて、具体的な実施日・完了日を設定することが重要です。さらに、部署ごとやエリアごとに段階的な期日を設定することで、作業の分散と負担軽減につながります。進捗を管理するチェックリストや進捗表などを使って、定期的に状況を確認・フォローする体制づくりも整理整頓成功の鍵になります。

福岡オフィスづくり.comについて

福岡オフィスづくり.comは年間300件以上の豊富なオフィス施工実績があり、オフィスの新築・移転・リニューアルから、ちょっとした工事までオフィスのあらゆる工事に対応しています。オフィスの新築・移転・リニューアル時の書類・モノの整理整頓もお任せください。オフィスづくりに関することで何かお悩みのある方はお気軽にご相談ください。

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