オフィスづくりのお手伝いをさせていただく際に、フリーアドレスの検討をされる企業が増えてきました。

フリーアドレスとは、オフィスに社員の固定席を設けずに、自由な席で仕事を行うことができるワークスタイルのことです。
「フリー」は自由、「アドレス」は所在を指します。

フリーアドレスの導入を検討しているお客様からは以下の様な声を頂きます。

• フリーアドレスを導入することでどのようなメリットがあるのか知りたい
• フリーアドレス化に失敗しないか不安
• フリーアドレス導入を成功させるためのポイントを教えてほしい

固定席をなくすだけで本当に職場環境が良くなっていくのか？と不安に思い導入に踏み出せない企業も少なくないのではないでしょうか。実際に、フリーアドレスはただ固定席をなくすだけでは、かえって混乱を招くケースもあります。

そこで今回は、フリーアドレスが企業にもたらす具体的な5つのメリットを紹介し、その効果を最大限に引き出し、導入を成功させるための重要なポイントについてご紹介します。

フリーアドレス導入による5つのメリット

フリーアドレスを導入することで、以下のようなメリットがあります。

①社内コミュニケーションの活性化

フリーアドレスにすることで、普段接点のない部署や部門のメンバーとの自然な会話が生まれやすくなります。異なる部門の社員が隣り合うこともあるので、部門間の情報共有や意見交換が活発になり、課題解決や商品開発の新しいアイデアが生まれるきっかけとなるかもしれません。また、特定の部門だけで固まって座る機会が少なくなることで、部門ごとの縦割り意識を解消し、組織全体としての一体感を高めます。

②レイアウト変更の手間を軽減し、コストダウンを実現

組織の拡大や縮小、あるいは部署の再編といった状況に直面した際、フリーアドレス制であれば大規模な座席配置の見直しや配線の引き直しを最小限に抑えることができます。なぜなら、席と人が固定で結びついていないため、急な人員の増減や、プロジェクトごとのチーム編成変更にも臨機応変に対応できるからです。そのため、レイアウト変更や座席配置にかかる時間や費用を大幅に削減できます。

③省スペース化をすることができる

外回りの営業などで社員が日中はオフィスにいない企業にとって、フリーアドレスは非常に有効な選択肢です。なぜなら社員全員分の座席を常時用意する必要がなくなるためです。人員増によってオフィスが手狭になり、オフィス移転を検討していた企業が、フリーアドレス導入によってオフィス移転をする必要がなくなったケースもあります。結果として賃料や移転費用の節約に繋がりました。さらに、スペースの削減は賃料だけでなく、照明や空調にかかる光熱費、清掃費といった維持管理コストの削減にも直結します。

④業務効率向上につながる

フリーアドレスにすることで毎日最適な座席配置で仕事をすることができるようになり、業務効率を向上することができます。例えば、同じプロジェクトを進めている同僚と隣同士に座ってコミュニケーションをとりながら仕事をすることで効率的に仕事を進めることができます。
また、仕事をする座席を自由に選ぶことができるのもフリーアドレスの特徴です。オフィス内に集中スペースやコミュニケーションスペース、モニター設置席などの様々な座席を用意すれば、最も効率的に業務ができる座席を選択して働くことができます。

⑤環境美化につながる

フリーアドレスを導入すると、明日は別の社員が座席に座るため、退社時に自分が利用したスペースを片付ける習慣が社員に身につきます。これにより、オフィス全体が常に整理整頓され、綺麗な状態を保つことができます。オフィスが清潔で快適に保たれることは、働く社員のストレス軽減につながるだけでなく、企業全体への満足度やエンゲージメントを高める効果も期待できます。さらに、整理整頓された美しいオフィスは来社するお客様に対しても良い印象づけをすることに繋がり、企業イメージの向上にも寄与するでしょう。

フリーアドレス導入が失敗してしまう理由

様々なメリットがあるフリーアドレスですが、下記のように導入に失敗したという声も多く聞きます。

• 徐々にフリーアドレスが固定席化してしまった
• 部署内のコミュニケーションが希薄になってしまった
• 誰がどこに座っているか分からず、業務効率が低下した
• 座席が足りなくなり、社員から不満の声が出ている

これらの失敗はフリーアドレスデスクを導入してハード面だけ整えた場合に起こりやすい失敗です。
フリーアドレス導入にあたって下記に記載するポイントを押さえることで、失敗の要因を取り除くことができます。

フリーアドレスを成功させるためのポイント

フリーアドレスの効果を最大限に発揮させるためには、以下のポイントを押さえることが大切です。

➀導入目的の明確化と社員への浸透

フリーアドレスを導入する際、大切なのはなぜ導入するのかという目的を明確にすることです。コミュニケーションの活性化、オフィススペースの有効活用や生産性向上などの具体的な目標を設定しましょう。この目標が曖昧だと、導入後に社員が戸惑い、「結局なんのために導入したの？」という不満につながりかねません。目的が定まったら、それを全社員に丁寧に説明をし、理解と協力を得るプロセスが不可欠です。社員一人一人が自分ごととして捉え、前向きに変化を受け入れるような環境をつくることが成功への第一歩となります。

②フリーアドレスの運用ルールを設定

フリーアドレス導入を成功させる上で運用ルールの設定は非常に重要です。しかし、これらのルールは社員を縛るためのものではなく、むしろ全員が快適に、そして効率的に働ける環境を維持するためのものと捉えるべきでしょう。ここでは運用ルールの一例をご紹介します。

◆クリーンデスクの徹底

クリーンデスクを徹底させることは、フリーアドレスの基本です。退社時に個人の荷物を持ち帰り、デスク上をきれいにする習慣は、次に使う人への配慮であると同時に、オフィス全体の美観と清潔さを保ちます。これが徹底されることで、誰もが気持ちよく、すぐに仕事に取りかかることができる環境が生まれます。

◆郵便物・回覧物の取り扱い

また、郵便物や回覧物の取り扱いも明確にしておくべき点です。固定席がないからこそ、個人宛の郵便物や重要な回覧物が確実に本人に届くシステムを構築する必要があります。専用ロッカーの活用やデジタル化の推進など、オフィスごとの状況に合わせた工夫が求められます。

③ペーパーレス化・デジタル化を推進する

卓上の書類、引き出しの書類や文房具、ワゴン、デスク回りの私物などが多いと移動をすることが大変です。書類やモノによって自席に縛られている状態でフリーアドレス化をすると徐々に固定席化していき、フリーアドレスが運用されなくなります。フリーアドレス化を機にペーパーレス化・デジタル化を推進して個人が保有する書類・モノの量を減らすことがポイントです。

④部門内コミュニケーションの考慮

フリーアドレス運用によって部門内のコミュニケーションが減ってしまったという課題が発生することを防ぐための手法としてグループアドレスの運用があります。グループアドレスはフリーアドレスの一種で、部門ごとに座るエリアを指定します。同じ部門のメンバーが周辺にいるため、部門内コミュニケーションも取りやすい運用です。

⑤同じ座席に座らない工夫

よくあるフリーアドレスの失敗の1つは、徐々に社員がお気に入りの席に毎日座るようになり、座席が固定席化してしまうことです。下記のような工夫をすることで固定席化を防ぐことができます。
・前日と同じ座席に座ることを禁止する
・毎週水曜日はクジ引きで座席を決める
・血液型や誕生日などで座席を指定する日を設ける

こういったポイントを押さえることでフリーアドレスの失敗を防ぎ、フリーアドレスのメリットを享受できます。

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