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オフィス引っ越しは、ただ荷物を移動する作業ではなく、会社の将来や社員の働きやすさに直結する大切なプロジェクトです。パソコンやサーバーなどの精密機器の移設、ネットワークや電話回線の工事、間仕切り（パーテーション）の設置、OAフロア工事など、多岐にわたる工程が伴います。そのため、オフィス引っ越しでは計画不足や準備不足によりトラブルが起こるケースが少なくありません。

ここでは、オフィス引っ越しで発生しやすいトラブルと、それを防ぐための具体的な回避ポイントをご紹介します。

オフィス引っ越しでよくあるトラブル

1. 工期の遅れ

オフィス引っ越しでは、作業が予定通りに完了せず工期が遅れてしまうことがあります。内装工事やネットワーク工事が遅れると、社員が新しいオフィスで仕事を開始できず、事業活動に影響が出てしまいます。

2. 追加費用の発生

オフィス引っ越しにおける大きな悩みの一つが「予算オーバー」です。当初の見積もりには含まれていなかった作業が追加され、想定外の費用を請求されるケースがあります。特に廃棄物処理費や深夜作業費、IT機器設定費などが後から追加されやすいポイントです。

3. 通信トラブル

オフィス引っ越し後に「インターネットがつながらない」「電話回線が使えない」というトラブルが発生することは珍しくありません。メールが送れない、オンライン会議ができないといった状態は、業務に大きな支障を与えます。

4. 精密機器の破損・データ消失

オフィス引っ越しでは、パソコンやサーバーの破損、データの消失が起こる可能性があります。バックアップを取らずに移設した場合、取引先情報や会計データを失ってしまうリスクもあります。

5. レイアウトの不備

オフィス引っ越し後に「通路が狭い」「会議室が足りない」「収納スペースが不足している」といった問題が発覚することがあります。これは、引っ越し前に十分なレイアウト設計を行わなかったことが原因です。

トラブルを回避するポイント

オフィス引っ越しを成功させるためには、事前準備と計画が重要です。以下のポイントを押さえておけば、多くのトラブルを防ぐことができます。

1. 綿密なスケジュール管理

オフィス引っ越しは、内装工事・通信工事・什器搬入など複数の工程が重なります。全体のスケジュールを明確にし、関係する業者や社員に共有しておくことが大切です。余裕を持ったスケジュールを立てれば、予期せぬトラブルにも対応できます。

2. 見積もりの精査と相見積もり

オフィス引っ越しの費用を抑え、追加請求を防ぐためには、見積もりの内容を細かく確認することが欠かせません。養生費用、深夜作業費、廃棄物処理費などの項目を事前に把握し、複数の業者から相見積もりを取って比較するのが安心です。

3. IT機器のバックアップと専門対応

オフィス引っ越しにおいてパソコンやサーバーの移設は最も注意が必要です。必ずデータをバックアップし、可能であれば専門の業者に作業を依頼しましょう。これにより、データ消失や業務停止のリスクを防げます。

4. レイアウト設計を事前に確定

オフィス引っ越し前に、新しいオフィスの動線や利用シーンを想定したレイアウトを設計しておくことが重要です。間仕切り（パーテーション）の位置やOAフロアの設置、収納スペースの確保を検討し、使いやすい環境をつくりましょう。

5. 不要物の整理と廃棄

オフィス引っ越しでは、古い家具や使わなくなった書類をそのまま持ち込むと作業効率が落ち、費用も余計にかかります。移転前に不要物を整理・廃棄しておくことで、引っ越しがスムーズに進み、新しいオフィスを快適に使い始められます。

6. 信頼できる業者の選定

オフィス引っ越しを成功させるには、実績が豊富でトータルサポートが可能な業者を選ぶことが欠かせません。移転後のアフターフォローが整っているかどうかも、重要な判断基準です。

福岡オフィスづくり.comについて

福岡オフィスづくり.comは、福岡県福岡市で、年間300件以上のオフィスづくりをお手伝いしており、オフィス内装工事、オフィスレイアウト設計、オフィス移転、 パーテーション工事、OAフロア工事など、オフィスづくりに一括対応しています。
オフィスづくりに関することであれば今回のようなオフィス引っ越しにも解決方法の模索から業者の選定、施工まで一括で臨機応変に対応することが可能です。
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