オフィスでは日々さまざまな会議が行われています。情報共有や報告を目的とした会議から、意思決定やアイデア創出を行う会議、さらには来客対応の打合せやオンライン会議まで、その内容や目的は多岐にわたります。

しかし、多くの企業では、どの会議も同じような環境で行われているのが実情です。実は、会議の目的や参加者、雰囲気に合わせて環境を整えることで、会議の質や生産性は大きく変わります。

例えば、来客との商談やプレゼンテーションを行う会議室では、第一印象を左右するデザイン性や清潔感が求められます。一方で、社内会議では発言のしやすさや視線の交わり方、チームの一体感を生み出す配置が重要です。また、オンライン会議ではカメラ位置や照明、音響環境といった設備面の最適化が欠かせません。

このように、会議の種類や目的に応じて最適な環境を整えることが、会議の生産性を高める第一歩です。

会議室を検討するうえで考えるべき5つのポイント

① 会議の目的を明確にし、優先順位をつける

まずは、自社でどのような会議が多いのかを整理しましょう。報告・意思決定・アイデア創出・来客対応・オンラインなど、目的によって求められる環境は異なります。全てを一室でまかなう必要はありませんが、それぞれの目的に合わせて空間ごとの役割を明確にすることが大切です。「何を行うための会議室なのか」を定義するだけで、レイアウトの方向性が自然と定まります。

② 利用者を想定して空間をデザインする

会議室を利用する人によって、求められる要素は大きく異なります。社内メンバーだけが使う会議室であれば、発言のしやすさや視線の交わり方を重視し、チームの一体感を生み出す配置が効果的です。一方で、来客対応を行う会議室では、信頼感や清潔感を与える雰囲気づくりが欠かせません。家具や照明の質感、背景の整え方など、第一印象を意識した設計が重要です。また、オンライン会議では、カメラ位置・照明・音響などの設備を整えることで、遠隔地からの参加者にも快適な環境を提供できます。このように、利用者が誰なのかを明確にすることで、空間の目的とデザインが自然に一致し、使いやすい会議室が実現します。

③ 会議の規模・頻度に合わせて柔軟に活用できる仕組みを整える

会議室を設計する際は、「どのくらいの人数で」「どのくらいの頻度で」使われているかを把握することが重要です。少人数の打ち合わせが中心なのか、大人数での報告会や発表会が多いのかを整理し、スペース配分を検討しましょう。使用実態に合った会議室を用意することで、予約の偏りや空き室の無駄を減らすことができます。

④ 柔軟に変化できるレイアウトと家具選定

会議室の活用度を高めるためには、空間を簡単に変化させられる工夫が欠かせません。可動式のパーテーションを設けることで、必要に応じて会議室を分割したり一体化したりできます。また、キャスター付きテーブルや折りたたみ椅子など、移動や収納がしやすい家具を採用すれば、会議内容に応じてコの字型・島型・シアター型などに簡単に切り替えることが可能です。家具やパネルのデザイン・色味を統一しておくことで、どの形に変えても空間全体の印象を保てます。このように、柔軟な使い分けを前提にしたレイアウト設計が、限られた空間を最大限に活かす鍵です。

⑤ 情報共有をしやすい仕掛けを整える

会議の効率を高めるためには、情報をスムーズに共有できる環境づくりが欠かせません。ホワイトボードやモニターの位置を全員が見やすいように配置し、ケーブル類や電源の位置も使いやすさを意識して設計します。特にハイブリッド会議では、カメラにホワイトボードやモニターが映る位置関係を工夫し、リモート参加者にも同じ情報が伝わるようにすることが重要です。

会議の種類に合わせたレイアウトの考え方

会議室のレイアウトは、単に座席を並べるだけではなく、「どんな目的の会議を、どんな雰囲気で行いたいか」を反映させることが大切です。報告やプレゼンテーションなど一方向の情報共有型の会議もあれば、全員で意見を出し合うディスカッション型、来客を迎える接客型、オンライン中心のハイブリッド型など、その形はさまざまです。ここでは、代表的なレイアウトの特徴と、どのような会議に向いているのかをご紹介します。

◆スクール型レイアウト

机と椅子を一方向に整列させ、前方に視線が集まる配置です。説明会や研修、全体報告など“聞くこと”が中心の会議に適しています。発表者に注目が集まりやすく、映像や資料の共有にも向いています。

◆コの字型／ロの字型レイアウト

全員が互いの顔を見渡せるため、意思決定やディスカッションに最適です。中央に資料やモニターを配置でき、議論が活発に行われやすい構成です。役員会議やプロジェクト会議など、意見交換を重視する会議に向いています。

◆島型レイアウト

複数の小グループに分かれて座る形式で、ブレストやチーム単位での議論に最適です。グループごとにテーマを分けて議論し、最後に全体で共有するような形式にも対応できます。発想力やチーム連携を高めたい場面におすすめです。

◆対面型レイアウト

テーブルを挟んで向かい合う配置で、来客対応や面談などに向いています。対等で落ち着いた印象を与えるため、商談やプレゼンにも効果的です。背面や周囲の空間に余白を持たせることで、信頼感のある印象を演出できます。

◆シアター型レイアウト

椅子だけを前方に向けて並べる形式で、大人数の発表会や全社会議などに最適です。机を省くことで人数を多く収容でき、短時間の報告や講演に適しています。

◆オンライン対応型レイアウト

カメラの位置、照明、音響を最適化した会議室です。オンライン専用ではなく、対面会議との併用（ハイブリッド）を想定した設計が効果的です。リモート参加者が違和感なく会話に参加できるよう、座席位置やモニター配置も重要になります。

このように、会議の目的や利用シーンに合わせてレイアウトを選択・設計することで、会議の成果を最大化し、生産性を高めることができます。オフィス全体の働き方を見直すうえでも、会議室の最適化は非常に効果的な取り組みです。

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